الخدمات الإلكترونية

الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية
Admin& Finance Directorate (AF)



الاختصاص :
تتمثل صلاحية هذه الإدارة العامة في دعم الموارد البشرية ودعم احتياجات الديوان المالية والإدارية ‏في الضفة الغربية وقطاع غزة مما يساعد على إيجاد بيئة تدعم توسع نشاطات الديوان.
تعمل الإدارة العامة للموارد البشرية والمالية والإدارية على تطوير برنامج إداري للديوان يباشر بمهام ‏إدارة الموارد البشرية والإدارة المكتبية والأعمال المتعلقة بالخدمات التعاقدية والمشتريات والإدارة ‏العامة، بالإضافة إلى إيجاد وتطوير سياسات محاسبية ومالية وسياسات وضع الموازنات والإجراءات ‏التي تكفل سلامة الإدارة المالية وضبط العمل والنفقات الرأسمالية، وحفظ بالسجلات والقيام بالتحليلات ‏المالية الملائمة من خلال نظام معلومات إداري محوسب.‏
تتكـون هـذه الإدارة العامـة مـن ستة دوائر  وهـــي:
دائرة الموارد المالية  (FI)  Finance Department
المهام:
‏ تتولى هذه الدائرة مسئولية تطوير ومؤسسي وتنفيذ السياسات والإجراءات المحاسبية والمالية وتلك ‏المتعلقة بالموازنة التي تكفل وجود إدارة مالية سليمة، ووجود ضبط مناسب للنفقات الرأسمالية ‏والتشغيلية، وحفظ السجلات في نظام معلومات إداري محوسب، وعمل تقارير مالية حسب الاحتياجات ‏الإدارية. وتقوم هذه الدائرة أيضاً بمهام استشارية وإدارية في جميع النواحي المتعلقة بالمحاسبة والموازنة ‏والتدقيق في الديوان.
يوجد في هذه الدائرة قسمان المحاسبة وضبط الموازنة:
• ‏  قسم المحاسبة:‏
المسؤوليات:‏
1. تطوير وإدارة والإشراف على أنظمة الديوان المحاسبية والمالية
2. تطوير أنظمة وإجراءات وضوابط مالية مناسبة تستجيب ومتطلبات الديوان المتعلقة بالمسائلة المالية
3. وضع تنبؤات حول التدفقات النقدية بشكل منتظم والتأكد من توفر الأموال عند الحاجة ‏
4. توفير التفويض المالي اللازم لشراء البضائع والخدمات التي يحتاجها الديوان
5. تقييم المكونات المالية للعطاءات والمقترحات وضمان شفافية عملية منح العقود المالية
6. الإنفاق على النفقات المصادق عليها
7. ضمان أن الإنفاق يتم فقط بناءً على أحكام الموازنة.
8. تحضير قوائم مالية شهرية، وعمل تحليلات خطية حول أداء الموازنة وعرضها على رئيس الديوان ‏وعلى دوائر الموارد البشرية والمالية والإدارية
9. الاحتفاظ بسجل الأصول الرأسمالية وتحديثه باستمرار
10. تقديم التدريب للموظفين حسب الحاجة في مجالات الأنظمة المالية والإجراءات المحاسبية وتحضير ‏وتحليل الموازنات والإدارة المالية بشكل عام وذلك بالتنسيق مع شعبة تطوير وتدريب الموظفين. ‏
• ‏قسم الموازنة:‏
المسؤوليات:‏
1. وضع أدلة تحضير الموازنة التشغيلية السنوية
2. تنسيق تحضير الموازنة مع جميع رؤساء الإدارات العامة، وضمان أن تخطيط الموازنة في الديوان ‏يتم في الوقت المناسب وبطريقة مناسبة، وتقديم الإرشادات الفنية لجميع الإدارات العامة والدوائر ‏في تحضير موازناتها. ‏
3. تحضير الموازنات للمراجعة والمصادقة من قبل الديوان والموارد البشرية والمالية والإدارية ‏ومجموعة الإدارة العليا.‏
4. تحضير الموازنة السنوية للديوان بحيث يكون جاهزاً للعرض على وزارة المالية للمصادقة، ‏والمشاركة في دراسات وزارة المالية للموازنات المقترحة.‏
5. إيجاد نظام فعال لإدارة الموازنة والإشراف والرقابة ومقارنة الأداء الحقيقي بأداء الموازنة، ‏وتحضير التقارير اللازمة على أساس شهري أو فصلي أو حسب الحاجة.‏
دائرة الموارد البشرية  Human Resources Department(HR)
المهام :
• وضع السياسات والإجراءات المتعلقة بشؤون الموظفين وإدارتها وتوظيف وتدريب الموظفين وتتكون الدائرة من قسمين كالآتي:-
أ‌. قسم شؤون الموظفين.
المسؤوليات:‏‏
1. ‏تحديد متطلبات التوظيف في الديوان شاملة للتوظيف والاختيار وإنهاء خدمات موظفي ‏الديوان. بالإضافة إلى القيام بمهام التدقيق على الموظفين وتعيين موظفين قائمين في شواغر ‏وظيفية جديدة وتحديد الفجوات القائمة فيما يتعلق بقضايا شؤون الموظفين.‏
2. ‏تطوير وتطبيق مهام الموارد البشرية بما فيها امتداد واتساع التوظيف وإجراءات تعويضات ‏الموظفين وأنظمة كشوف الرواتب، وحل مشاكل شؤون الموظفين المتعلقة بالسلوكيات ‏والتأديب وحقوق الموظفين والنماذج الوظيفية...الخ.‏
3. ‏تنفيذ دراسات تقييم أداء الموظفين والاحتفاظ بسجلاتهم وإدارة نظام المكافئات الخاص ‏بالديوان
4. ‏وضع قواعد وإجراءات إدارة شؤون الموظفين بما فيها تطوير وتطبيق إجراءات معيارية ‏حول العمليات المؤسساتية العامة وخطط عمل المؤسسات والإشراف على المسائلة
5. ‏رفع التقارير حول سياسات شؤون الموظفين والنصائح والإرشادات إلى إدارة الديوان العليا
6. ‏تطوير قاعدة بيانات شؤون موظفين محوسبة والمحافظة عليها. ‏

ب. قسم تدريب وتطوير الموظفين.
المسؤوليات:‏‏
1. تطوير وتنفيذ برامج توجيه للموظفين الجدد
2. عمل تقييم لمتطلبات التدريب في جميع الإدارات العامة
3. وضع وتطوير بنود مرجعية برامج التدريب
4. معرفة شركات التدريب والمدربين
5. التفاوض مع شركات التدريب والمدربين
6. تنفيذ برامج التدريب
7. كتابة تقارير حول برامج التدريب المستكملة.
دائرة الشؤون الإدارية (AF) Admin Affair Department
تتولى الدائرة الإدارية الرقابة العامة على العمليات الإدارية لخدمات الديوان العامة. ويقوم مدير هذه ‏الدائرة بدور المستشار الرئيسي ويدير جميع القضايا المتعلقة بإدارة وتقديم خدمات الديوان العامة، كما ‏يشرف على تطوير وإدارة أنظمة إدارة الخدمات العامة للديوان. وهو الذي يعمل على أن تكون الدائرة ‏الإدارية لخدمات الديوان العامة تعمل بمستوى مقبول.‏
‏المسؤوليات:‏
1. ‏تطوير برنامج مقتصد ذو كفاءة لشراء لوازم ومعدات الديوان مثل الأثاث والقرطاسيه ولوازم ‏المطبخ ومساحيق التنظيف. بالإضافة إلى جرد وتخزين والقيام بالأعمال المحاسبية المتعلقة ‏بممتلكات الديوان.‏
2. تنظيم حركة وصيانة وتأمين مركبات الديوان.‏
3. إدارة موظفي الاستقبال والتلفون والسائقين والمراسلين وموظفي الصادر والوارد ...الخ.‏
4. شراء لوازم ومواد الديوان من خلال العطاءات أو بشكل مباشر.‏
5. الإشراف على إجراءات العطاءات وفقاً لإجراءات العمل المعيارية.‏
6. تفويض شراء البضائع والخدمات للديوان بالتعاون مع قسم المحاسبة.‏
7. تقديم النصح والإرشاد فيما يتعلق بصرف الأموال على النفقات المُقرَّة.‏
8. القيام بأي مهام شراء أخرى تتطلبها الإدارة بين الحين والآخر.‏

دائرة المتابعة والتنسيق    Follow-up and Coordination Department(FC)   
تقوم هذه الدائرة بمتابعة عمليات الإصدار والتصديقات اللازمة بالعمل الإضافي وبدل المواصلات ‏المتحركة وكذلك متابعة الإدخال والتنسيق مع الرواتب في وزارة المالية بكل ما يتعلق بالموظفين.‏
المسؤوليات:
1. ‎تقوم الدائرة بالمصادقة على اعتماد بدل العمل الإضافي وبدل التنقل المتحرك للموظفين وذلك ‏أثناء الدوام الرسمي من خلال تشكيل اللجان المختصة للفحص على الطبيعة قبل المصادقة.‏
2. ‎تقوم الدائرة باستلام الوارد بخصوص ساعات العمل الإضافي وبدل التنقل المتحرك وتدقيقها حسب ‏الأصول قبل إرسالها لمديرية الرواتب في وزارة المالية.‏
3. ‎تقوم الدائرة باستلام الصادر من ديوان الموظفين العام والخاص بمديرية الرواتب العامة وتسجيله ‏في كشوفات وإرسالها إلى مديرية الرواتب العامة ومتابعة التنفيذ.‏
4. ‎تقوم الدائرة بمتابعة شئون العاملين على برامج الرواتب المقطوعة والمكافآت الخاصة مثل مكافآت ‏العاملين بالمساجد عبر وزارة الأوقاف وكافات العاملين في برامج محو الأمية في التربية والتعليم ‏وبدل ساعات تدرسيه في الصحة.‏
5. ‎تقوم الدائرة بالتنسيق مع مديرية الرواتب في وزارة المالية بكل ما يتعلق برواتب الموظفين ‏واستحقاقاتهم المالية.‏


دائرة الخدمة والصيانة(MS) Maintenance and Service Department
المهام :
1. الإشراف على تطوير وإدارة أنظمة دائرة الخدمات العامة للديوان والتأكد من أنها تعمل حسب ‏المطلوب. ‏
2. صيانة المعدات والأجهزة (غير أجهزة الكمبيوتر) والأثاث والتدفئة والتبريد.‏
3. صيانة الأبنية التابعة للديوان.‏
4. الإشراف على استخدام المكان والمساحة في الديوان.‏
5. نظافة وترتيب مكاتب الديوان.‏
6. القيام بأي أعمال إدارية أخرى تتطلبها الإدارة بين الحين والآخر.‏ ‏
7. الإشراف على الحراسة والأمن في الديوان.‏


دائرة الأرشيف    (AR)  Archives Department
المهام :-
1. حفظ ملفات جميع موظفي السلطة الوطنية الفلسطينية حسب نظام معين والعمل على تجديد الملفات ‏التالفة.‏
2. تزويد إدارات الديوان بكافة الملفات اللازمة لإنجاز المعاملات وإعادتها إلى مكانها.‏
3. العمل مع الإدارة العامة للحاسوب والمعلومات على أرشفة الملفات الكترونياً مما يسهل العمل ويوفر ‏الجهد ويحفظ الملفات من الضياع والعبث.‏
4. التأكد من حفظ أي أوراق أو نسخ ترسل لوضعها في ملفات الموظفين.‏